Vertrouwen als basis van gelijkwaardig partnership

WBL: anders aanbesteden, anders samenwerken

Het Waterschapsbedrijf Limburg (WBL) heeft 4 jaar geleden het roer van de wijze van aanbestedingen rigoureus omgegooid. De organisatie was klaar met ‘het gedoe’ in projecten, de juridische procedures en de frustratie die de samenwerking met marktpartijen vaak leek op te leveren. Dit moet anders, dit kan anders! En zo geschiedde. Har Coenen, manager van de afdeling Projectmanagement van WBL, heeft aan de wieg gestaan van de nieuwe manier van aanbesteden en daarmee ook de samenwerking. Dit wordt door de hele Waterschapswereld, en ook daarbuiten, beproefd en meer en meer uitgerold. Het is een succesverhaal geworden.

Har Coenen, manager afdeling Projectmanagement WBL

De periode die aan de nieuwe aanpak voorafging werd gekenmerkt door veel getouwtrek met aannemers. Coenen zat voor zijn gevoel de helft van de tijd met juristen om tafel. De samenwerking met de marktpartijen liep veel te vaak uit op juridische haarkloverij. “Hier had ik weinig plezier aan”, merkt hij op. Ook het toenmalige Aan de Stegge zat er te scherp in, wat de samenwerking met WBL niet bevorderde. Uiteindelijk is die periode de aanjager gebleken voor een diametraal andere wijze van aanbesteden en samenwerken.

Coenen geeft het voorbeeld van de maakindustrie waarin hij vroeger werkzaam is geweest. Hier heb ik ervaren dat leverancier én maakpartij door nauwe samenwerking gezamenlijk het product tot stand brachten. Naar ieders tevredenheid bovendien. Wijs geworden door het gedoe in de contracten, legde hij aan de WBL organisatie voor; hoe kan ik binnen het aanbestedingsregime:

• vrijheid creëren om samen met markpartijen slimmere zaken te bedenken;
• marktpartijen langdurig aan ons binden waarin de wijze waarop we samenwerken (ons gedrag) leidend is;
• innoveren en uitvoeren mogelijk maken dat lonend is voor alle partijen?

Dit heeft geleid tot ‘de programmatische aanpak’. De nadruk ligt op gelijkwaardig partnership binnen langdurige samenwerking. Er worden meerjarige raamcontracten gesloten met marktpartijen en er wordt samengewerkt in bouwteams. Deze teams verdelen het werk in samenspraak; de beste partij voor de klus. Door zo te werken leren marktpartijen van elkaar en wordt standaardisatie, slimmer en innovatiever werken bevorderd. Dit heeft de praktijk inmiddels uitgewezen.

De crux in het succes van de programmatische aanpak is ‘vertrouwen’, geeft Coenen aan. Ben ik als opdrachtgever bereid om mijn ervaringen -van beelden over marktpartijen- los te laten? Letterlijk zegt hij: “kan ik de knop van wantrouwen naar vertrouwen omzetten?”. Om dat te kunnen is de WBL organisatie met zichzelf aan de slag gegaan. Coaches zijn binnengekomen om met elkaar te onderzoeken wat samenwerking nu precies is. Wat gaat er om in de ander? Hoe communiceer je met- en naar elkaar? Coenen citeert hierin Covey: “Eerst begrijpen, voordat jij begrepen kunt worden”. We willen als WBL weten wat de ander, de marktpartij, beweegt. Hierdoor kom je uit op een betere- en gelijkwaardige samenwerking.

De nieuwe aanpak is zijn vruchten gaan afwerpen. De projecten die met de nieuwe aanpak zijn gestart leveren een verkorte doorlooptijd en daarmee ook kostenbesparingen op. Door de gezamenlijke start is de inschatting van de risico’s beter en worden risico’s zo verrekend dat er geen financiële perikelen zijn. Ook ADS Groep heeft als marktpartij zelf ondervonden hoe vernieuwend en prettig het is om samen met WBL zo te werken. Sinds het aantreden van Michel Dijk als directeur bij ADS Groep is er een nieuwe ‘vibe’ ontstaan van een reële en proactieve aanpak met de menselijke maat die goed aansluit bij de WBL aanpak.

Toch blijft het ook missiewerk. WBL ervaart dat niet iedereen in de branche, zowel opdrachtgever als opdrachtnemer, klaar is om op deze manier samen te werken. Het vraagt kwetsbaarheid. Werken op basis van vertrouwen is eerst vertrouwen geven. Dat kan niet iedereen. Bestuurders en marktpartijen zijn soms te risico-avers: ze vinden dit ‘eng’. Ook vervelende ervaringen helpen niet mee om de knop om te zetten. Samenwerken met een open scope, met een open boek en meekijken in elkaars keuken, is echt omdenken. WBL laat met haar marktpartijen, waaronder ADS Groep, zien dat het mogelijk is. De programmatische aanpak is goed voor alle betrokkenen en leidt tot een gelijkwaardige samenwerking, innovatieve oplossingen en een beter resultaat.